Datenschutzerklärung – WeddingPilot

Stand: 13. September 2026

1. Verantwortlicher

Köhler's Bar- & Eventservice, Inhaber Mirco Köhler
Grabenstraße 2, 78658 Zimmern ob Rottweil, Deutschland
E-Mail: office@koehlers-event.de

2. Zweck und Funktionsweise

WeddingPilot unterstützt Nutzer:innen bei der gemeinsamen Hochzeitsplanung. Für die Nutzung der veröffentlichten App-Version sind ein Benutzerkonto und ein Hochzeitsprojekt erforderlich. Die Planungsdaten werden lokal auf dem Gerät vorgehalten und mit der Cloud-Datenbank synchronisiert. Mitglieder desselben Hochzeitsprojekts können diese Daten gemeinsam einsehen und bearbeiten.

Für Anmeldung und Synchronisierung ist eine Internetverbindung erforderlich. Noch nicht übertragene Änderungen werden auf dem Gerät dem jeweiligen Konto und Projekt zugeordnet gespeichert und bei erneut möglicher Übertragung synchronisiert. Eine vollständig lokale Nutzung ohne Konto wird in dieser App-Version nicht angeboten.

3. Verarbeitete Daten

Benutzerkonto

Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, eine technische Benutzer-ID, Authentifizierungs- und Sitzungsdaten sowie sicherheitsbezogene Protokolldaten. Passwörter werden vom Authentifizierungsdienst verarbeitet und nicht im Klartext durch uns gespeichert.

Hochzeits- und Planungsdaten

Verarbeitet werden insbesondere Namen des Hochzeitspaars, Datum, Veranstaltungsorte, Thema, Budget, Checklisten, Tische, Gästeliste, Zu- oder Absagen, Begleitpersonen, Essenswünsche, Einladungs- und Dankeskartenstatus, Dienstleister, Kontaktdaten, Kosten, Anzahlungen, Mitglieder der Hochzeitsgesellschaft, Ablauf, Geschenke, Ideen, Notizen und Links.

Diese Angaben können auch Daten von Gästen, Dienstleistern und anderen Personen enthalten, die selbst kein WeddingPilot-Konto besitzen. Nutzer:innen sollen nur erforderliche Daten eintragen und insbesondere keine Gesundheitsdaten, religiösen Angaben oder sonstigen besonders sensiblen Informationen in Freitextfelder aufnehmen.

Kontakte

Über „Aus Kontakten importieren“ kann nach einer Gerätefreigabe ein aktiv ausgewählter Kontakt übernommen werden. Aktuell werden daraus Name und gegebenenfalls E-Mail-Adresse in das Gästeformular übertragen. Es erfolgt kein automatischer Upload des gesamten Adressbuchs.

Belege und Kamera

Die Kamera kann zum Scannen von Rechnungen und Belegen verwendet werden. Die Bilddateien werden ausschließlich im lokalen Dokumentenbereich der App auf dem Gerät gespeichert und nicht durch WeddingPilot an Supabase übertragen. Beim Export oder Teilen bestimmt die Nutzerin oder der Nutzer selbst die empfangende App beziehungsweise den Empfänger; ab diesem Zeitpunkt gelten zusätzlich deren Datenschutzbestimmungen.

Belege sind auf dem Gerät nach Benutzerkonto getrennt. Sie bleiben beim normalen Abmelden erhalten und werden bei Anmeldung mit einem anderen Konto nicht angezeigt. Betriebssystem-Sicherungen und außerhalb der App exportierte Dateien sind hiervon getrennt zu betrachten.

Nicht eingesetzte Verarbeitungen

WeddingPilot enthält nach dem Stand dieser Version keine Werbe-, Tracking-, Analyse-, Push- oder Crash-Reporting-SDKs. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Benutzerkonto, Cloud-Speicherung, Synchronisierung und gemeinsame Bearbeitung erfolgen zur Bereitstellung der App und zur Durchführung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sicherheitsmaßnahmen und die Abwehr von Missbrauch beruhen zusätzlich auf unserem berechtigten Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gerätezugriffe auf Kontakte und Kamera erfolgen nur nach der vom Betriebssystem eingeholten Berechtigung und aufgrund einer aktiven Nutzerhandlung.

Die Bereitstellung von E-Mail-Adresse und Benutzerkonto ist für die Cloud-Funktionen der veröffentlichten App-Version erforderlich. Ohne diese Angaben kann die App nicht genutzt werden. Alle weiteren Planungsangaben sind grundsätzlich freiwillig; einzelne Kernfunktionen benötigen jedoch die jeweils angezeigten Pflichtangaben.

5. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Für Authentifizierung, Datenbank und Cloud-Synchronisierung nutzen wir Supabase. Die primäre Datenbank des Produktionsprojekts liegt in West EU (Irland), eu-west-1. Dies bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitungen und Supportzugriffe ausschließlich innerhalb der EU stattfinden. Informationen zu den von Supabase vorgesehenen Auftragsverarbeitungsbedingungen, Unterauftragnehmern und Garantien bei internationalen Übermittlungen stehen im Supabase-DPA. Diese Information ist keine Zusicherung, dass ein einzelner Verarbeitungsschritt ausschließlich in Irland erfolgt.

Bei Supportanfragen per E-Mail verarbeiten wir Absenderadresse, Nachricht und freiwillig mitgeteilte Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Für den Versand von Registrierungs- und Passwort-E-Mails werden Empfängeradresse, technische Versanddaten sowie Bestätigungslinks oder Einmalcodes durch den eingesetzten E-Mail-Versanddienst verarbeitet. Kontakt für Fragen zu den eingesetzten Diensten: office@koehlers-event.de.

Bei Kauf und Download verarbeitet Apple Daten in eigener Verantwortlichkeit nach den Datenschutzbestimmungen von Apple. Wir erhalten keine vollständigen Zahlungs- oder Kreditkartendaten.

6. Projektzugriff und Einladungscode

Cloud-Daten sind einem Hochzeitsprojekt und dessen Mitgliedern zugeordnet. Datenbankregeln (Row Level Security) beschränken den Zugriff auf Mitglieder. Das Erstellen und der Beitritt erfolgen über serverseitige Funktionen. Wer einen gültigen Einladungscode erhält, kann dem Projekt beitreten und dessen Daten einsehen und bearbeiten. Einladungscodes dürfen deshalb nur an berechtigte Personen weitergegeben werden.

7. Speicherdauer und Löschung

Konten und Cloud-Daten werden grundsätzlich bis zur Löschung des Kontos oder Hochzeitsprojekts gespeichert. Nutzer:innen können in der App ihr Konto endgültig löschen, als Projektersteller:in ein gesamtes Hochzeitsprojekt löschen, als beigetretenes Mitglied das Projekt verlassen und lokal gespeicherte Belege einzeln löschen. Das Löschen eines Projekts ist nicht lediglich das Zurücksetzen einer lokalen Kopie.

Bei der Kontolöschung werden das Konto und alle selbst erstellten Hochzeitsprojekte einschließlich ihrer Cloud-Inhalte auch für weitere Mitglieder gelöscht. Mitgliedschaften in fremden Projekten werden entfernt; deren gemeinsame Inhalte bleiben bestehen. Nach erfolgreicher Cloud-Löschung werden auf dem ausführenden Gerät die lokalen Planungsdaten, kontoeigenen Belege und ausstehenden Schreibaufträge entfernt. Eine solche Aktion entfernt nicht automatisch exportierte Dateien, Betriebssystem-Sicherungen oder Belege auf anderen Geräten. Diese müssen dort gesondert gelöscht werden. Bei einem lokalen Löschfehler zeigt die App einen Hinweis.

Die Kontolöschung ist unter Mehr → Einstellungen → Konto löschen erreichbar, ohne ausgewähltes Projekt bereits in der Projektauswahl. Abmelden allein löscht weder das Cloud-Konto noch lokale Belege. Weitere Hilfe bietet Support und Kontolöschung.

Sicherungs-, Sicherheits- und Protokolldaten können nach den geltenden Dienstleisterfristen zeitversetzt gelöscht werden. Eine sofortige Löschung sämtlicher Sicherungen oder eine bestimmte Wiederherstellbarkeit wird nicht zugesichert. Supportanfragen werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

8. Sicherheit

Die Datenübertragung erfolgt TLS-verschlüsselt. Zusätzlich werden Authentifizierung, serverseitig geprüfte Projektbeitritte und Row Level Security eingesetzt. Nutzer:innen müssen Zugangsdaten und Einladungscodes vor unbefugtem Zugriff schützen. Ein absoluter Schutz kann bei Datenübertragungen nicht garantiert werden.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen können an office@koehlers-event.de gerichtet werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

10. Daten anderer Personen

Nutzer:innen sind dafür verantwortlich, Gästedaten und andere Daten Dritter nur im rechtlich zulässigen und erforderlichen Umfang einzutragen. WeddingPilot soll nicht zur Speicherung sensibler Gesundheits-, Religions- oder vergleichbarer Angaben verwendet werden. Betroffene Dritte können sich für Auskunfts- oder Löschanfragen an die oben genannte Kontaktadresse wenden; zur Zuordnung können Angaben zum betreffenden Hochzeitsprojekt erforderlich sein.

11. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Datenflüsse ändern. Die Webfassung steht unter WeddingPilot Datenschutz. Für den Besuch der Website gilt zusätzlich deren Website-Datenschutzerklärung.